Versie 3 – juni 2020

Traaise Energie Maatschappij is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. De Traaise Energie Maatschappij acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) stelt.

Persoonsgegevens die wij verwerken

  • Tenaamstelling: voornaam, achternaam, tussenvoegsel.
  • Geslacht, geboortedatum, geboorteplaats.
  • In geval van minderjarige relaties, leggen we ook altijd de gegevens van de wettelijke vertegenwoordiger vast.
  • Contactgegevens: straat, postcode, woonplaats, land, provincie, e-mailadressen, telefoonnummers, webadressen.
  • Bankgegevens: IBAN, BIC, tenaamstelling rekening, plaats rekening.
  • Inloggegevens: gebruikersnaam, wachtwoord en gebruiker identificatienummer.(webportaal voor contacten wordt naar verwachting Q1 2020 in gebruik genomen).
  • Online identificatiegegevens: IP-adres, geo-locatie, gebruikte browser en besturingssysteem.
  • Het opvragen van persoonsgegevens middels aanwezige (online) formulieren.
  • Indien noodzakelijk: Energie aansluitgegevens, en energieleverancier.
  • Participaties en/of deelnemingen in projecten.
  • Gerealiseerde opbrengsten per participatie/deelneming.

We onderscheiden een viertal categorieën betrokkenen van wie we persoonsgegevens verwerken

  • Belangstellenden, leden en donateurs van het Traais Energie Collectief, vrijwilligers, klanten, leveranciers en andere relaties van de organisatie.
  • Participanten/deelnemers in projecten.
  • Contacten bij publieke instanties, zusterorganisaties, concurrenten, relaties die zich hebben aangemeld voor een nieuwsbrief en relaties die een formulier hebben ingevuld.
  • Personen die de Traaise Energie Maatschappij wil werven als directe betrokkene van de organisatie en personen met een historisch verband met de organisatie zoals oud-leden, overledenen, oud-personeelsleden, oud-vrijwilligers, voormalige klanten en leveranciers.

Contactmomenten die we vastleggen

Wanneer je contact met ons opneemt, bijvoorbeeld per e-mail, bewaren we deze contactinformatie bij je persoonsgegevens. Op deze manier kunnen we je op een later moment beter van dienst zijn.

Met welk doel wij persoonsgegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens met de volgende doelen:

  • Aangaan van een klant-/deelnemersovereenkomst met relaties.
  • Aangaan van een overeenkomst met relaties voor financiële participatie in een project.
  • Samenwerken aan activiteiten en in een van de samenwerkingsverbanden (het bestuur, werk- of klankbordgroepen) van het Traais Energie Collectief.
  • Het informeren van belangstellende relaties over de projectontwikkelingen en activiteiten van de coöperatie.
  • Het contact onderhouden en samenwerken met organisaties en personen ten bate van onze activiteiten en de ontwikkeling van projecten.

Waar worden persoonsgegevens opgeslagen

Voor het verkrijgen en bewaren van bepaalde gegevens werken we met verschillende applicaties. Om je privacy te waarborgen, zijn deze applicaties aan strenge regels gebonden. De meeste gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie. Voor de gegevens die buiten de EU worden verzonden, werken we uitsluitend met partijen die volgens de Europese regels voldoende bescherming bieden. Voor een aantal landen is dit vastgesteld, bijvoorbeeld voor Amerikaanse partijen die onder het ‘Privacy Shield’ vallen.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Ben je klant (geweest) van onze energiemaatschappij of participant/deelnemer in een van onze projecten? Dan bewaren we je gegevens tot 7 jaar na de laatste financiële transactie. Gegevens van overledenen bewaren we tot eventuele participaties zijn overgedragen dan wel tot 7 jaar na de laatste transacties. Dit is van belang voor onze financiële verantwoording.

De persoonsgegevens van overige relaties verwijderen we na afmelding (bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief) of op verzoek uit ons systeem, tenzij met deze relatie in de afgelopen 7 jaar nog een financiële transactie heeft plaatsgevonden.

Verstrekking aan derden

Je gegevens worden uitdrukkelijk niet aan derden verstrekt. Met samenwerkende organisaties die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens. De Traaise Energie Maatschappij blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

De Traaise Energie Maatschappij deelt het persoonsregistratiesysteem met het Traais Energie Collectief. Om te zorgen dat de zorgvuldige omgang met de persoonsgegevens is gewaarborgd, is er tussen de Traaise Energie Maatschappij en het Traais Energie Collectief een gezamenlijke verwerkersovereenkomst gesloten.

In kaart brengen van websitebezoek

Op de website van de Traaise Energie Maatschappij worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het (geanonimiseerde) IP-adres van je computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die jouw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. De Traaise Energie Maatschappij gebruikt deze informatie om de werking van de website te verbeteren. Deze gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt.

De Traaise Energie Maatschappij gebruikt functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. De Traaise Energie Maatschappij gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dienen ter optimalisatie van de werking van de website.

Beveiliging

Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. Wij houden statistieken bij op onze website, waarbij we geen individuele gegevens kunnen inzien. Wij doen dit echter alleen voor zover dat noodzakelijk is voor in deze verklaring genoemde doelen.

Inzage en wijzigen van je gegevens

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten wijzigen of een verzoek in te dienen om een overzicht te ontvangen van alle aan jou gerelateerde gegevens die wij hebben geregistreerd. Voor vragen omtrent inzage en wijzigingen in (of verwijdering van) je persoonsgegevens kun je te allen tijde contact met ons opnemen.

Aanmelden nieuwsbrief

Als je op de hoogte wilt blijven van de projecten en activiteiten van en projecten, kan je je inschrijven voor onze nieuwsbrief. We registreren dan je naam en e-mailadres om je verzoek uit te voeren. We bewaren je gegevens totdat je je weer afmeldt voor de nieuwsbrief. Bij iedere nieuwsbrief die je ontvangt zit een mogelijkheid om je weer af te melden.

Website

Via formulieren op onze website kun je je aanmelden voor onze nieuwsbrief en activiteiten. De gegevens die je met ons deelt via deze formulieren, bewaren we in onze administratie, met inachtneming van eerdergenoemde bewaartermijnen.

Vragen of opmerkingen

Voor vragen of opmerkingen over ons privacybeleid kun je contact opnemen via onderstaand formulier